Leyendo un artículo de Fernando Moreno-Torres en su blog “Cómo clasificar documentos” sobre el problema que existe a la hora de clasificar documentos en una organización me gustaría comentar algunas cosas y de paso completar su artículo.

Tengo que decir que Fernando da una visión perfecta de la doble posibilidad de clasificación que puede darse en muchas organizaciones, de hecho no es ninguna mejor ni peor, cada cual elegirá la que más le guste.

Lo que sí puede ser útil para la clasificación puede ser la inclusión de, no solo la parte estructural de organización u orden en al que se representa la información, si no, lo que los gestores documentales utilizan  muy a menudo y que les define, entre otras capacidades:

1. Los metadatos
2. Las categorías
3. Las etiquetas

1. Por una lado, la asignación de metadatos, en Alfresco a través de la extensión del modelo de datos (tipos y/o aspectos) es una manera fantástica para mantener una organización documental así como la mejor manera de realizar búsquedas directas de forma rápida. Podemos luego ordenar por los valores de esos metadatos como la edad, fecha de creación, etc. Tambén podríamos navegar por valores de algunos metadatos, lo que nos daría otra visión o estructura del almacén, si bien es algo complicado, quedando por tanto las búsquedas como mejor opción.

2. Las categorías son muy parecidas a estos metadatos solo que digamos que son valores genéricos y no sobre campos específicos. Estas categorías de hecho pueden incluirse en un metadato de multivalor como es el caso de Alfresco o de cualquier otra forma en otros gestores documentales. Estas están más indicadas para categorizar la información en base a información estructurada. También es posible navegar entre las categorías de una forma más sencilla que a través de valores de metadatos.

3. Por último, las etiquetas son una mezcla de valor de metadato y categoría. Si bien, las categorías generalmente están definidas en base a topologías, estructuras, etc. las etiquetas sin embargo se van creando directamente y de forma libre. Son muy famosas las etiquetas usadas en Flickr (http://www.flickr.com) para definir “propiedades” a las fotos. También es posible la navegación a través de estas etiquetas y por tanto su catalogación, si bien sigue siendo la búsqueda el mejor ambiente para encontrar los documentos.

Así pues, como vemos, existen muchas formas de estructurar los documentos de forma lógica a la que podremos llegar de una forma u otra. Dependerá de la imaginación y conocimientos de la persona encargada de guardar la información así como de las posibilidades de estructurar, asignar y navegar del producto encargado de guardar la información.