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Uso de Google Docs con Alfresco… “en la vida real”

Vamos a seguir con nuestros casos de uso en la vida real utilizando Alfresco. Para eso, nuestra ficticia aseguradora FEGOR necesita compartir documentos con los peritos, comerciales y asegurados. José Grillo, antes era perito de la compañía, actualmente lo han cambiado al departamento comercial, necesita de vez en cuando crear y modificar contratos y para ello usa Google Docs que le es muy cómodo ya que puede usarlo desde cualquier ordenador con navegador, además puede compartirlo con otras personas tanto sus jefes como asegurasdos (clientes) para que incluso terminen de rellenar datos que falten.

Como siempre, vamos a suponer que la aseguradora es pequeña y no tiene infraestructura propia para correo, web, etc., excepto el pequeño servidor de oficina con Alfresco instalado, un ADSL y la configuración para poder entrar desde fuera. Vamos a aprovechar las ventajas de Google para hacer esto de forma gratuita y no tener que contratar los servicios de terceros por lo que suponemos que hemos configurado Google Apps para nuestro correo y tenemos las siguientes direcciones:

Para la autenticación de Alfresco con Google Docs: alfresco@fegor.com
Usuario José Grillo que es ahora comercial: josegrillo@fegor.com
Usuario Toni Fuente es el director del departamento de contratos: tonifuente@fegor.com

José Grillo dejará una “copia de trabajo” de un contrato de seguro en Google Docs para que Toni Fuente pueda verificarla y dar el visto bueno o incluso modificar lo que haga falta desde su casa.

Para la configuración de la integración de Alfresco con Google Docs recomiendo los siguientes enlaces:

1. Toni de la Fuente tiene un magnífico vídeo que explica tanto la configuración como el funcionamiento de esta integración. (http://blyx.com/2011/05/23/screencast-sobre-integracion-de-alfresco-y-google-docs)

2. http://wiki.alfresco.com/w/images/7/78/Getting_Started_with_Using_Google_Docs_with_Alfresco.pdf

Hay que crear el fichero googledocs.properties en extensionsubsystemsgoogledocsdefaultdefault y poner los siguites valores:

Fichero: googledocs.properties

googledocs.googleeditable.enabled=true
googledocs.application.name=Alfresco ECM system
googledocs.url=https://docs.google.com/feeds/default/private/full
googledocs.downloadurl=https://docs.google.com/feeds/download
googledocs.username=alfresco@fegor.com
googledocs.password=password_de_la_cuenta
googledocs.spreadsheet.service.name=wise

Actualización (10/10/2011), Rodrigo Tardioli Moreira me avisa que debido a la política de seguridad de Google Docs, el valor de “googledocs.url” debe usar el protocolo HTTPS en lugar de HTTP, por tanto, la línea sería:

googledocs.url=https://docs.google.com/feeds/default/private/full

Para más información se puede ir a la siguiente dirección: http://googleappsdeveloper.blogspot.com/2011/09/requiring-ssl-for-documents-list.html

Para que visualice las opciones de creación de los documentos en Google Docs desde Alfresco Share hay que activarlo explícitamente en web-config-custom.xml  de la carpeta web-extension. (Para la versión 4.x no es necesario activarlo ya que viene por defecto descomentado)

[…]

  true
 
    application/msword
    application/vnd.ms-excel
    application/vnd.ms-powerpoint
 

[…]

En el perfil del usuario José Grillo (Email=josegrillo@fegor.com y Usuario Google=josegrillo@fegor.com) y en el perfil de Toni Fuente (Email=tonifuente@fegor.com y Usuario Google=tonifuente@fegor.com)

Además, esto es opcional, si el usuario administrador va a crear todos los espacios donde los usuarios suban documentos y estos no van a ser administradores de dicho sitio, para que no haya problemas en la asignación de roles de escritura a los usuarios que suben los documentos (ya que el propietario o “owner” del documento en Google Docs será el que haya creado el sitio) recomiendo que (usuario admin) sea el mismo usuario de Google que el usado en el fichero de propiedades. En este caso, tanto el “Email” como el “Usuario Google” los he puesto como alfresco@fegor.com.

Vamos a crear un nuevo sitio colaborativo (privado) llamado “Contratos” y dentro de la Biblioteca de documentos crearemos carpetas para “Hogar”, “Vehículos” y “Vida” que serán los tipos de contratos. Este sitio lo creará el usuario Toni Fuente ya que es el responsable de este departamento e invitará a José Grillo al que asignará el rol de Coordinador. José Grillo deberá responder desde su correo a esta solicitud de invitación, evidentemente.

Una vez realizado ambos usuarios deben tener acceso al sitio colaborativo (privado) y poder crear documentos.

Ahora ya puede entrar José Grillo y crear su primer contrato para ser enviado a Google Docs, para ello debe seleccionar la opción de “Crear contenido…” de “Google Docs documento” en la Biblioteca de documentos.

Una vez creado el documento (no el contenido) y rellenado todos los metadatos, puede subirlo (José Grillo) a Google Docs para poder editarlo desde cualquier lugar donde se tenga acceso. De hecho, lo que crea es una copia de trabajo del documento.

Desde este momento ya puede editarse mediante Google Docs utilizando el enlace que Alfresco Share crea para este directamente, “Este documento ha sido subido por usted a Google Docs para su edición”. Además, José Grillo recibe un mensaje a su cuenta de google con el enlace del documento a editar.

Pulsando el enlace iremos directamente al documento y si no hay sesión inicializada en google, se solicitará. En este caso se solicita una autenticación desde Google Apps.

Al entrar, José Grillo puede modificar el documento de contrato con la ventaja de no tener que instalar un programa ofimático en su ordenador o mejor aún, puede editar y modificar el contrato desde cualquier lugar donde pueda acceder a una navegador desde un ordenador.

Pero, además, en este caso, José Grillo necesita dar permisos a su jefe Toni Fuente porque necesita que realice unos cambios. Para ello directamente en el botón “Share” de Google Docs puede incluirlo y asignarle el rol de modificar el documento.

Es evidente que además, si necesita que el “asegurado” pueda editar el documento o simplemente visualizarlo en modo lectura para imprimirlo, puede invitarlo igualmente. Solo tendrá que tener una cuenta en google.

Pero, ¿y si necestita que toda la aseguradora tenga acceso a dicho documento?, es decir, todos los que pertenezcan al dominio fegor.com deben poder modificar/ver el documento. Pues, desde el mismo Google Docs cuando estamos dentro de un dominio Google Apps podemos asignar permisos a nivel de la misma organización. Para ello pinchamos  en el enlace “Change” o “Compartir” de la primera línea de permisos que se visualiza, en este caso se puede observar en la imagen anterior. De esta forma podemos hacer que las cuentas creadas dentro de fegor.com tengan acceso vía un link o acceso directamente.

Una vez modificado, José Grillo puede “desproteger” el documento con lo que es borrado del acceso desde Google Docs y ya puede tener acceso desde el entorno Alfresco.

Solo comentaros que, igual que se ha creado desde cero el documento, para subir un documento a Alfresco y poder compartirlo en Google Docs necesitamos asignarle el aspecto “Editable en Google Docs” y ya podremos realizar todas las tareas que hemos visto.

Ahora toda la aseguradora FEGOR puede modificar, ver e imprimir contratos de seguros y además pueden enviar links compartidos a los asegurados, lo que le reporta un gran beneficio y flexibilidad a la hora de trabajar de forma deslocalizada y colaborativa…

… y espero que este artículo sirva de ayuda para extrapolarlo a otras situaciones similares 🙂

Uso del correo electrónico en Alfresco en la vida real – parte 1

Vamos a ver un caso de vida real en una PYME usando Alfresco y configurando el correo electrónico tanto de salida como de entrada para gestionar documentos.

El escenario es el siguiente: Imaginamos una pequeña aseguradora llamada FEGOR en la que se dispone de un pequeño servidor de Alfresco y un ADSL. Todos los demás servicios se realizan a través de Google Apps (http://www.google.com/apps/intl/es/group/index.html y pulsar Introducción). Es decir, al menos el correo electrónico. Así mismo, en Hospedaje y Dominios se tiene comprado el dominio fegor.com.

Los peritos podrán enviar correo electrónico con los ficheros necesarios, expediente y fotografías de los siniestros o accidentes que periten. Una vez recibido el correo, Alfresco moverá cada fichero a sus carpetas correspondientes.

Toda la configuración en Alfresco se realizará a través de Alfresco Share.

Configuración de Google Apps: La configuración es muy sencilla, solo hay que seguir los tutoriales y pasos para crear cuentas de correo, sites, etc. En nuestro caso, creamos una cuenta para “Jose Grillo” con el email josegrillo@fegor.com

Una de las particularidades de Google Apps es la de ofrecer la redirección de un dominio que ya hubiésemos comprado en algún ISP tanto para los “sites” o páginas webs, como para blogs (http://blogspot.com) como para el correo electrónico (gmail) lo que hace que podamos usar el dominio para crear cuentas de correo (hasta 50) más profesionales. Para ello hay que modificar los DNS del registrador o ISP (Internet Service Provider) donde está alojado el dominio siempre que no lo compremos directamente a Google. Los datos a poner en el sistema de DNS (cada ISP tiene su propio sistema e interface o panel de control para hacerlo) serán los siguientes:

Introducir los siguientes registros MX con las siguientes prioridades:

ASPMX.L.GOOGLE.COM. 10
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
20
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 20

ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM. 30

ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM. 30
ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM. 30

ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM. 30

Una vez hecho esto, el correo se puede manejar desde el dominio que tengamos alojado en el ISP de turno. En Hospedaje y Dominios (http://www.hospedajeydominios.com) es muy fácil ya que incluso incluye un enlace que rellena esta información en la gestión de DNS. En la imagen se ve la configuración tanto del correo electrónico como de los “alias” para redireccionar al sitio web, google docs, blog, etc.

Se configura seguidamente (si se quiere solamente, ya que GMail provee de interface web y si está bien configurada con acceso desde el dominio propio, p.e. mail.fegor.com) la cuenta en Thunderbird (http://www.mozillamessaging.com/es-ES/thunderbird/) que es muy fácil teniendo los datos. Podemos ver tutoriales desde el propio Google Apps o incluso en el asistente de “Herramientas->Configuración de las cuentas…->Opciones sobre la cuenta->Añadir cuenta de correo electrónico” que es prácticamente automático introduciendo 3 campos de información: nombre, correo electrónico y contraseña.

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Esta es una cuenta normal de GMail a través de Google Apps que nos ofrece un buzón de 7GB. más que suficientes para un uso normal de una pequeña empresa. José Grillo es el perito de la aseguradora que creará un expediente y sacará fotos de los siniestros (accidentes) y las enviará a través de su correo electrónico al sistema de gestión documental.

Una vez realizadas las operaciones sobre Google Apps podremos tener toda la infraestructura necesaria de la empresa en internet excepto el pequeño servidor con Alfresco que principalmente se usa dentro de la oficina y al que necesitaremos abrir hacia fuera el puerto 25 del correo saliente SMTP configurando el NAT (Network Address Translator) de nuestro router o modem ADSL. Para esto podemos informarnos en http://www.adsl4ever.com/